پروفرما یا پیش فاکتور، به عنوان یکی از مهمترین اسناد مورد استفاده در تجارت، موضوعی است که در این مقاله راجع به آن صحبت خواهیم کرد. قبل هر چیز بگذارید ببینیم اصلاًپروفرما یا پیش فاکتور چیست و چه مواردی بر روی آن درج میشود.
هر آنچه باید درباره پروفرما یا پیش فاکتور بدانید
اگر از فعالین حوزه تجارت هستید و در زمینه واردات و صادرات فعالیت میکنید، حتماً برای یک بار هم که شده، نام پروفرما را شنیده اید. البته شاید هم با نام دیگر آن آشنا باشید؛ بله درست است، پیش فاکتور. اما پروفرما یا پیش فاکتور چیست؟
پروفرما، سندی است که فروشنده آن را صادر میکند. در این پیش فاکتور، نام و نشان فروشنده و ایضاً خریدار، درج شده است. به علاوه، نوع کالا و مقدار آن، قیمت هر واحد از کالا و قیمت کلی، مدت اعتبار پروفرما، شرایط پرداخت، مبدا و زمان تحویل کالا و… از مندرجات پروفرما است.
صدور این برگه را واردکننده کالا از فروشنده تقاضا میکند تا یک رسید کلی از کالاهای خریداری شده داشته باشد. پروفرما، نخستین سند از فهرست خریدهای واردکننده است که به صورت کاملاً دقیق و شفاف ثبت میگردد.
پروفرما، که اغلب در حوزه واردات کالا کاربرد دارد، به خریدار کالا کمک میکند تا ارزیابی بهتری از شرایط فروشنده داشته باشد و مجوزهای ضروری برای واردات کالا را آسانتر اخذ نماید. به علاوه پیگیری امورات مرتبط با تخصیص ارز و سنجش هزینههای نهایی خرید کالا، با استفاده از پیش فاکتور امکانپذیر خواهد شد.
برخی فکر میکنند فرم و شرایط پیش فاکتور برای انواع معاملات بین المللی واحد و یکسان است. در صورتی که اینطور نیست؛ در واقع همه چیز بستگی به نوع قرار دارد دارد و اطلاعات مندرج، بسته به توافق طرفین تغییر میکند و کم و زیاد میشود. به صورت کلی، اطلاعات دقیقی از خریدار و فروشنده، نوع کالایی که خریداری شده و چگونگی تجارت این دو را در پروفرما مشاهده میکنید.
اطلاعاتی که درج آن در پروفرما ضروری است
همانطور که پیشتر نیز اشاره کردیم، پروفرما فاقد فرم واحد است و اطلاعاتی که در آن درج میشود، همه براساس نیازها و شرایط طرفین میباشد. اما بخشی از اطلاعات ثبت شده در این سند مشترک است.
این موارد عبارتاند از:
- اطلاعاتی درباره محصول (نوع آن، وزن خالص و ناخالص، تعداد، مقدار، کیفیت و…)
- شماره و تاریخی که فروشنده پیش فاکتور را صادر کرده است.
- ذکر نحوه انتقال کالا و تعیین وسیله حمل کالا
- ذکر اسنادی که خریدار به آن نیاز دارد.
- چگونگی خرید کالا طبق اینکوترمز
- شماره تعرفه گمرکی کالا
- نام و نشان فروشنده
- نام و نشان خریدار
- مبدا کالا
- مقصد کالا
- تاریخ تحویل کالا
- مهلت اعتبار پروفرما
- خدمات پس از فروش و آموزش
- کشوری که کالا در آن تولید شده است.
- گواهیهای ضروری نظیر فهرست بستهبندی
- هر آنچه به بازرسی بین المللی کالا مربوط میشود.
- چگونگی پرداخت هزینه کالا (اعتبار اسنادی، برات، حواله و…)
- ذکر توافقاتی که در رابطه با تضمینات ریالی صورت گرفته است؛ مثل پیمان نامهای که برای حسن انجام کار نوشته میشود و نیز ذکر مبلغ مربوطه
پیش فاکتور چگونه صادر میشود؟
گفتیم که پروفرما، نخستین سند معاملههای بین المللی است که مانند بسیاری دیگر از قراردادهای تجاری، براساس سفارشات، نیازها و درخواستهای دو طرف معامله، تنظیم میشود و ثبت میگردد. پیش فاکتور، در مراحل مختلف واردات کاربرد دارد؛ از اولین مراحل که ثبت سفارش است گرفته تا آخرین مرحله که همان ترخیص کالا میباشد، کاربرد این سند مشهود است.
صدور پیش فاکتور بر خلاف تصور عموم، پیچیدگی خاصی ندارد و نیاز نیست اقدامات بزرگی در این راستا انجام شود؛ تنها کافیست شرایط مورد نظر طرفین از انجام معامله مشخص شده و پس از مذاکره و توافق، فروشنده برگهای با ذکر اطلاعات کامل درباره کالاها و شرایط طرفین تنظیم نماید. این سند درواقع شروع تجارت بین المللی بین دو طرف را اعلام میکند.
اما آیا برای صدور پیش فاکتور، دریافت مجوز لازم است؟ خیر، فروشنده برای صدور پروفرما، مجوز لازم ندارد. کافیست خریدار، اولین اقدامات در خصوص پرداختهای معامله را، مطابق با توافقات صورت گرفته انجام دهد و شروط خود از چگونگی انجام معامله براساس قوانین کشور را اعلام کند. حال فروشنده میتواند سند قانونی را مطابق با قوانین دو کشور و هر آنچه به عنوان شرایط طرفین از معامله در نظر گرفته شده، تنظیم نماید و آن را قانوناً ثبت کند.
در چه مواردی از پروفرما استفاده میشود؟
از پیش فاکتور یا پروفرما در اکثر قریب به اتفاق تجارتهای بین المللی حوزه واردات استفاده میشود. فرض کنیم شما وارد کننده کالا و خریدار محصولات خارجی هستید. اگر پیش فاکتور داشته باشید، به سادگی میتوانید مجوزهای ضروری برای توسعه تجارت را دریافت کنید و به فعالیتهای خود را رسماً قانونی کنید.
آنطور که به نظر میرسد، در غالب کشورها، واردکنندگان کالا، وظیفه دارند که قبل از هر اقدامی برای آغاز تجارت، سندی به عنوان پروفرما تهیه کنند و آن را به همراه دیگر اسناد و مدارک مورد نیاز به سازمانهای مربوطه نشان دهند. طبیعتاً با نشان دادن برگهای که خرید از کشورهای خارجی را تائید میکند، روند صدور مجوزهای لازم، تسریع و تسهیل خواهد شد.
اما کاربرد پروفرما به همینجا ختم نمیشود؛ یکی از مهمترین موارد استفاده از پیش فاکتور، دریافت ارز خارجی یا بهره مندی از تخصیص ارز میباشد. همانطور که میدانید تاجران بین المللی میبایست در پرداختهای خود از ارزهای خارجی استفاده کنند. اما با توجه به اینکه بازار فروش ارز با نوسانات بسیاری همراه است، دسترسی به ارزی که با کاهش هزینهها بتواند سود تجارت را را افزایش دهد، کمی دشوار و پیچیده به نظر میرسد. به همین دلیل تاجران به دنبال بهره مندی از امتیازاتی هستند که دولت برای آنها در نظر گرفته است؛ از جمله این امتیازات، ایجاد فرصت برای استفاده از ارزهای دولتی است. آنها میتوانند با نشان دادن برگه پروفرما، آغاز تجارت خود را به دولت اعلام کنند و از امتیازاتی که به صورت ویژه در زمینه تخصیص ارز برای آنها در نظر گرفته شده استفاده کنند.
کاربرد دیگر سند پروفرما، در زمینه مزایده کلیه قراردادهای صادراتی است. ضمناً از آنجایی که اطلاعات مندرج در پیش فاکتور، پرداختهای خریدار را نیز شامل میشود و نحوه پرداخت و زمان پرداخت به صورت کامل در این سند درج شده است، بعدها خریدار میتواند از پروفرما به عنوان یک سند معتبر از رسیدهای پرداختی به فروشنده استفاده کند.
همه چیز درباره شماره پروفرما و اعتبار آن
تا بدین جای مقاله، به اندازه کافی درباره پروفرما یا همان پیش فاکتور صحبت کردیم. اما به عنوان یک تاجر بین المللی جا دارد که با اصطلاحات دیگر در این زمینه آشنا شوید و با استفاده از آن ها، سندی دقیق از آغاز تجارتهای بین الملل تهیه نمایید. شماره پروفرما و اعتبار پیش فاکتور، همان دو اصطلاح مهمیاند که حتماً باید آنها را بشناسید.
شماره پروفرما، شمارهای است که از سوی فروشنده کالا تعیین میشود و در واقع به شرکت فروشنده مربوط است. و اما منظور از اعتبار پیش فاکتور، تاریخ انقضای پروفرما است. بر این اساس، پروفرما تا تاریخ مندرج اعتبار دارد و با گذشت مدت زمان تعیین شده، هیچ گونه اعتبار مادی و معنوی را برای پیش فاکتور نمیتوان متصور بود. در واقع پس از گذشت زمان مقرر، پیش فاکتور هیچ کاربردی ندارد. شایان ذکر است که طرفیت در فرایند توافق این تاریخ را مشخص میکنند.
جمعبندی
با توجه به آنچه در این مقاله گفته شد، حالا دیگر میدانید که پروفرما چیست، چگونه صادر میشود، چه اطلاعاتی بر روی آن درج شده است و در چه مواردی از پروفرما یا پیش فاکتور استفاده خواهد شد. برای کسب اطلاعات بیشتر در این زمینه، از مطالعه مقالات مشابه به این مطلب غافل نشوید. ضمناً مجموعه اینترنتی ما پاسخگوی سوالات شما در این باره است. پس حتماً با ما تماس بگیرید.
