پروفرما یا پیش فاکتور چیست؟
به طور معمول ، قبل از انعقاد معامله ، شرکت ها در مورد شرایط معامله از جمله قیمت فروش ، تخفیف ها و تاریخ تحویل مذاکره می کنند . در پایان این مذاکره ، اولین گام در معامله این است که فروشنده یک برگه پیش نویس اولیه فاکتور خرید را برای خریدار ارسال می کند که محصولات مورد توافق را برای تحویل نشان می دهد . این سند به عنوان یک قرارداد آزمایشی محسوب می شود که به آن پروفرما یا پیش فاکتور می گویند . پس به عبارت دیگر پروفرما یا پیش فاکتور سندی است که در حین معامله توسط فروشنده برای خریدار صادر می شود . برای تایید پروفرما ، این سند باید حاوی اطلاعاتی مانند نام و آدرس فروشنده و خریدار، نوع کالا ، مقدار و تعداد کالا ، قیمت واحد و قیمت کل کالا ، شرایط پرداخت ، زمان تحویل کالا ، مدت اعتبار سند پروفرما ، مبدا خرید کالا و …باشد .
اهمیت پروفرما
قبل از واردات کالاهای خاص و تعیین ارز به آنها و قبل از انتخاب یکی از روش های پرداخت در تجارت بین الملل ، باید بررسی شود که کالا دارای ارزش پروفرما و اصالت فروشنده یا تولید کننده کالا باشد . قبل از تخصیص ارز برای واردات کالا ، بانک تامین کننده اعتبار از یک شرکت بازرسی درخواست تأیید ارزش پیش فاکتور میکند . همچنین طبق قوانین بانکی اگر قصد واردات تجهیزات برای پروژه های بزرگ صنعتی و خطوط تولید را دارید باید قبل از شروع به کار پروفرما را از نظر ارزش تایید کرده و ارز تخصیص دهید .
نحوه بررسی proforma
شرکتهای بازرسی خدمات ، تأیید ارزش پروفرما را برای واردکنندگان و شرکتهای بازرگانی ارائه میکنند . شرکت خریدار (داخلی) برای تایید ارزش سند پروفرما ، هنگام خرید کالا از شرکت فروشنده (خارجی) درخواست پیش فاکتور می کند . شرکت فروشنده نیز پروفرمای فروش کالا را تهیه می کند . سپس شرکت خریدار پس از تایید و ثبت سفارش ، تقاضای تخصیص ارز به بانک را جهت دریافت اعتبار اسنادی می نماید . پس از بررسی ارزش پیش فاکتور ، بانک باید از صحت ارزش و تطابق ارز اختصاص یافته با پروفرما اطمینان حاصل کند . در این زمان ، شرکت خریدار ، بررسی پروفرما را از یک شرکت بازرسی برای دریافت تاییدیه پروفرما و مطابقت کالا یا خدمات با پروفرما و میزان ارز درخواستی درخواست می کند . در صورت تایید ارزش پروفرما توسط شرکت بازرسی و بانک تامین کننده ارز ، ارز درخواستی شرکت خریدار پرداخت خواهد شد .
استفاده از پیش فاکتور در مراحل واردات
موارد استفاده پروفرما عبارتند از : خریدار پس از بررسی ارزش پروفرما باید این پروفرما را برای تخصیص ارز یا اخذ مجوز واردات کالا به مراجع دولتی خود ارائه کند . علاوه بر این ، افراد با کمک پروفرما ، حدود تقریبی قیمت ها را یاد می گیرند و در صورت توافق قیمت و تایید پروفرما ، قرارداد بین فروشنده و خریدار منعقد می شود . همچنین می تواند برای انعقاد قراردادهای صادراتی در مزایده استفاده شود. پروفرما یک سند کاربردی در معاملات تجاری بین المللی است که در آن کلیه اطلاعات مورد نیاز طرفین معامله و خود کالا از قبیل قیمت، مقدار کالا، تاریخ تحویل، آدرس و آدرس فروشنده و خریدار، نحوه پرداخت و حمل و نقل در آن لحاظ شده است. بررسی ارزش پروفرما برای تخصیص ارز و گشایش اعتبار اسنادی و ثبت سفارش کالا ضروری است و به همین دلایل مهم باید سند پروفرما با دقت زیادی تهیه شود .
تایید ارزش پروفرما از طریق شرکت های بازرسی
در تجارت بین الملل برای استفاده از سهمیه ارزی باید ارزش سند پروفرما را تایید کرد . تجار و شرکت های بازرگانی باید یک شرکت بازرسی قابل اعتماد را برای تسریع در امور تجاری خود انتخاب کنند . زیرا ارزش پروفرما توسط شرکت های بازرسی مورد تایید سازمان استاندارد تایید می شود . شرکت بازرسی پس از دریافت مدارک لازم از شرکت خریدار ، ارزش پروفرما را بررسی و با کالاهای درخواستی در پروفرما مقایسه می کند . سپس تایید پیش فرم را به بانک صادرکننده اعتبار اعلام می کند . تا در نهایت ارز به خریدار اختصاص یابد . اطلاعاتی مانند نام سازنده ، کشور مبدأ ، مشخصات کامل محصول و نوع بسته بندی باید روی پروفورما کاملاً واضح باشد و نباید به صورت کلی و مبهم درج شود . مثلا عبارت seaworthy packaging « بسته بندی مناسب حمل دریایی » شرح کلی نوع بسته بندی است و نباید روی پروفرما ذکر شود . تصحیح این موارد در حین بررسی پروفرما بر عهده شرکت بازرسی است . همچنین احتمال افزایش قیمت محصول در پروفرما وجود دارد . در صدور اعتبار اسنادی ، بانک مالکیت کالا را دارد و در صورتی که مجبور به انحلال و فروش کالا شود ، مبلغی کمتر از آنچه پرداخت کرده ، دریافت می کند که به آن ضرر می رساند . با بررسی ارزش پرو فرما توسط شرکت بازرسی ، ریسک بانک کاهش می یابد . تبانی خریدار و فروشنده برای کسب سود بیشتر نیز باعث از بین رفتن سود بانک می شود . یعنی متقاضی اعتبار اسنادی از بانک درصد کمی از وجه را به بانک صادرکننده می پردازد و بانک باید قبل از ارائه مدارک ، کل مبلغ را طبق شرایط اعتبار توسط بانک پرداخت کند . بدون تایید پروفرما ، خریدار ممکن است مبلغ باقیمانده را پرداخت نکند و یا کالا دارای حضور خارجی یا کیفیت و ارزش مندرج در پروفرما نباشد . برای جلوگیری از این مشکل ، بانک باید با کمک شرکت بازرسی کالا که بازوی مورد تایید سازمان ملی استاندارد ایران است ، خریدار و ذینفع را از طرق مختلف شناسایی کند .
